如何成功撰写 RFP 以选择合适的供应商

关键要点

• 在草拟 RFP 之前，需先明确问题的本质及成功的标准。
• 滥用术语和模糊的描述可能导致合作失败。
• 清晰的沟通能促进项目的加速，减少不必要的摩擦。

选择合适的供应商以解决安全问题是一项复杂的任务。当面对更大的挑战时，我们通常需要通过正式的请求提案（RFP）过程来作出更好的选择。然而，这个过程往往让人感到困惑和尴尬，临时的模板会使整个流程变得更为艰难，有时候甚至可能演变成「问题的请求」，最终导致努力停滞不前。因此，在草拟
RFP 之前，投资时间来明确我们要解决的问题及成功指标变得尤为重要。

从意外的问题请求中学习

几年前，我被叫去协助挽救一个错误的
RFP。在我介入时，选定的供应商和安全团队已经陷入僵局，双方非常不满。人们情绪激动，电话讨论变成了，双方指责不断，误解也与日俱增。

当我要求查看 RFP时，他们递给我一份包含封面在内的六页文件，上面充满了。最终发现，这份 RFP 由一名初级团队成员撰写，因为“他有空”。

摩擦侵蚀价值和摧毁信任

当我介入时，他们已经损失了大约六个月的时间和超过十万美元的经费，却没有得到任何回报。这份模糊的 RFP得到了模糊的回应，在快速审查时看起来和听起来不错，但在实际操作中却瞬间崩溃。

问题陈述的模糊及预期结果的缺乏，导致了巨大的摩擦，侵蚀了价值、摧毁了信任，并使人们感到疲惫不堪。随著他们不断推进而不回头澄清，问题只会加剧，人们的精神压力变得更高。

大家都对这种情况感到厌倦，但都明白我们需要寻求某种解决方案。

他们想要解决什么问题？

由于此，我们暂时退后一步，询问：“？”

答案并不如预期般清晰。经过讨论，我们确定了至少两个相关的问题。随著我们更加关注这些问题，自然展开了对潜在解决方案的探索。几周前互相大喊的同事，现在却共同分享他们对可能性的兴奋。

我们用一种所有参与者都能理解的方式，准确且清晰地描述了问题。

清晰度是加速的燃料

通过询问最初的问题，后续的讨论发展为四到六周的深度挖掘，明确我们所需的成功因素。在这个过程中，原本的六页 RFP 演变为 43页的问题分析与所需工作的描述。我们用简单的术语和例子替换了模糊的概念和行话。

注意 ：这并不是建议创建一份 43 页的 RFP。在此情况下，双方的共同愿望是合作，因此我们超越了过去成功 RFP 的解决方案，转向澄清情